Der Umfang eines Projektleitungsmandates enthält in der Regel die nachfolgenden Punkte welche im Vorfeld sorgfältig mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.
Projektdefinition
Präzises Formulieren realistischer Projektziele, resp. Zustand, der am Ende des Projektes herrschen soll, inkl. Definition der Massnahmen um den Sollzustand zu erreichen.
Im weiteren zählt hierzu die Dokumentation des Projektauftrages, um die Genehmigung und Kontrolle des Projektes durch den Lenkungsausschuss sicherzustellen.
Projektorganisation
Definition der Rollen und die Integration des Projektes in die bestehende Unternehmensstruktur sowie der Aufbau projektbezogener Team- und Kommunikationsstrukturen.
Für die Zusammensetzung der Projektteams sind Qualität sowie Anzahl der Mitglieder zu beachten. Es sollen alle wichtigen Interessengruppen vertreten sein, jedoch sollte die Größe des Teams 8 Personen nicht überschreiten, da da sonst nicht wirklich effizient gearbeitet werden kann. Strukturen setzen, die das Chaos und daraus folgende Unsicherheiten begrenzen durch Strukturierung in Projektstufen und Projektphasen.
Projektplanung
- das Projekt effizient planen,
- koordinieren und zu steuern,
- das Projekt in seiner Gesamtheit betrachten,
- Abhängigkeiten darzustellen
- die projektinterne Kommunikation sicherstellen
- Ausgleich unterschiedlicher Interessensgruppen
Dies mit dem Einsatz traditioneller Instrumente wie:
- Netzplantechnik,
- Projektkostenplanung,
- Projektstrukturplanung
- Durchführung phasenbezogener Workshops (Projektstart-, Meilenstein-, Projektabschlussworkshop).
Projektcontrolling
Überwachung und Rapportierung der Projektleistung, Termineinhaltung und Kosten sowie deren Übereinstimmung mit definierten Projektzielen an den Lenkungsausschuss.
Mitarbeiterführung
Sicherstellen, dass im Projekt motiviert und verlässlich gearbeitet wird. Zuweisen entsprechender Projektteilaufgaben.
Mitsprache bei der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Teammitglieder.
Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter im Hinblick auf Projektergebnis. Lösen von Konflikten innerhalb der Gruppe.
Stärkung des Teamgefühls und Motivation der Gruppe. Gestalten eines kreativen und konstruktiven Arbeitsklimas.